資料探し

SharePoint の資料が見つからないときの探し方と、AI 検索の選び方

SharePoint のどこかにあるはずの資料を探す時間を減らす手順を説明します。フォルダ・検索・Microsoft 365 の AI・AI 検索・AI エージェントの探し方を比べ、NEO で SharePoint の資料を取り込み、中身で聞いて出典つきの答えを得る方法も紹介します。

SharePoint のどこかにあるはずの資料が、見つからない

「あの見積もりの資料、SharePoint のどこに置いた？」と聞かれて、フォルダを何階層も開いて探すことがあります。ファイル名で検索しても、名前の付け方が人によって違うと見つかりません。

見つからないと、知っていそうな人にチャットで聞くことになります。聞かれた人も手を止めて探します。最後には、同じ資料をもう一度作ることもあります。

資料の場所を覚えておく代わりに、中身で聞けるようにしておけば、探す時間は短くなります。SharePoint の資料を NEO に取り込んでおけば、「A 社の見積もりの条件は？」と聞くだけで、NEO が資料の中身から答え、どのファイルかを出典に付けます。

1 回の資料探しに 10 分かかり、それが 1 人 1 日 1 回あるとすると、10 人のチームで月に 30 時間以上になります（試算・月 20 日）。決まりから外れたファイルが増えるほど、探す時間はまた増えます。NEO に取り込んだ資料は、場所や名前を覚えていなくても、中身で聞けば見つかります。

探し方	見つけられるもの	かかる手間
フォルダをたどる	置いた場所を知っている資料	場所を覚えておく手間がかかる。置いた人がいないと分からない
SharePoint の検索	ファイル名や本文に、その言葉が入っている資料	探す言葉を当てる必要がある。見つかったファイルを開いて読むのは人の仕事
Microsoft 365 の AI	SharePoint や Teams の資料・会話を探して答え、要約する	聞かれたときに探して要約する。決まったことを残すのは人
社内の資料を横断して探す AI 検索	複数のサービスの資料	つなぐサービスと権限の設定に手間がかかる
会話と資料を読んで答える AI エージェント（NEO）	取り込んだ資料の中身と、チームの会話	管理者が「外部連携」から SharePoint のフォルダを接続する（初回は Microsoft 側の管理者の同意が要る）。聞くと、答えとファイルの出典を返す

NEO は、チームの会話と資料を読んで答える AI エージェントです。Microsoft Teams のチャネルの会話や SharePoint の資料を取り込む連携も用意しています（管理者が設定の「外部連携」から接続します）。

取り込んだあとは、スレッドで「A 社の見積もりの支払い条件は？」のように、知りたい中身で聞きます。NEO は資料と会話から答え、参照したファイルの出典を付けます。出典からファイルを開いて、元の資料で確かめられます。

資料についてチームで話したことも、NEO は一緒に読みます。「この見積もりの値引きは、なぜこの額にした？」のように、資料には書いていない理由も、会話に残っていれば答えられます。

会社名・お名前・メールアドレスを入れると、資料をダウンロードできます。気になることは、このページの NEO にそのまま聞いてください。